Excel, SQL Server və Microsoft Access kimi əlaqəli verilənlər bazası proqramlarının məlumat idarəetmə imkanlarına malik deyil. Bununla yanaşı, bir çox hallarda məlumatların idarəetmə tələblərini dolduran sadə və ya düz fayl bazası kimi xidmət edir.
Excel-də data bir iş səhifəsinin satır və sütunlarını istifadə edərək, masalar halında təşkil edilir. Proqramın daha yeni versiyalarında məlumatların daxil edilməsi, redaktə edilməsi və manipulyasiya edilməsini asanlaşdıran bir masa xüsusiyyətinə malikdir .
Hər bir fərdi məlumat və ya bir mövzu haqqında məlumat - məsələn, bir parça nömrəsi və ya şəxsin ünvanı kimi - ayrı-ayrı iş səhifəsində saxlanılır və bir sahə kimi istinad edilir.
Verilənlər bazası şərtləri: Cədvəl, qeydlər və Exceldə sahələr
Verilənlər bazası mütəşəkkil şəkildə bir və ya daha çox kompüter faylında saxlanan əlaqəli məlumatların toplusudur.
Normalda məlumat və məlumatlar masalar halında təşkil edilir. Excel kimi sadə və ya düz fayl bazası, bir mövzu ilə bağlı bütün məlumatları bir masada saxlayır.
Əlaqədar məlumat bazaları, digər tərəfdən, müxtəlif, lakin əlaqəli mövzular haqqında məlumatları olan hər bir masa ilə bir sıra masalardan ibarətdir.
Bir cədvəldə məlumat asanlıqla ola biləcək şəkildə təşkil edilir:
- Yenilənib
- Sorted
- Düzeltildi
- Süzülmüş və ya xüsusi məlumatlar axtarılır
Qeydlər
Verilənlər bazası terminologiyasında bir qeyd veritabanına daxil edilmiş bir xüsusi obyekt haqqında bütün məlumatları və ya məlumatları saxlayır.
Excel-də qeydlər adətən bir məlumat və ya dəyər elementi olan satırdakı hər bir hüceyrə ilə iş yerində satırlarda təşkil edilir.
Sahələr
Bir verilənlər bazası qeydində hər bir fərdi məlumat elementi - telefon nömrəsi və ya küçə nömrəsi kimi - bir sahə kimi istinad edilir.
Excel-də bir işin fərdi hüceyrələri hər bir hüceyrə bir obyekt haqqında məlumatın tək bir parçası ola biləcəyi üçün sahələrdir.
Alan adları
Məlumatların mütəşəkkil şəkildə bir verilənlər bazasına daxil edilməsi vacibdir, belə ki, müəyyən məlumatı tapmaq üçün sıralana bilər və ya süzülür.
Məlumatların hər bir qeyd üçün eyni qaydada daxil edilməsini təmin etmək üçün, hər bir masanın sütununa başlıqlar əlavə edilir. Bu sütun başlıqları sahə adları kimi istinad edilir.
Excel-də, masanın üst sətri masanın sahə adlarını ehtiva edir. Bu satır adətən başlıq sırası kimi istinad edilir.
Misal
Yuxarıdakı şəkildə bir tələbə üçün toplanan bütün məlumatlar fərdi bir sıra saxlanılır və ya masaya yazılır. Hər bir şagird, nə qədər az və ya az məlumat toplandığına baxmayaraq, masada ayrı bir sıra var.
Bir sıra içində hər bir hüceyrə bu məlumatın bir hissəsini ehtiva edən bir sahədir. Başlıq satırındaki alan adları, bütün tələbələrin adı və ya yaşı kimi bütün mövzuları eyni sütunda saxlayan məlumatların saxlanılmasını təmin edir.
Excel'in Data Tools
Microsoft, Excel masalarında saxlanılan böyük miqdarda məlumatlarla işləmək və yaxşı vəziyyətdə saxlamağa kömək etmək üçün bir sıra məlumat alətləri daxil etmişdir.
Qeydlər üçün bir Forma istifadə edin
Fərdi qeydlərlə işləməyi asanlaşdıran vasitələrdən biri məlumat formasıdır. 32 formaya qədər və ya sütun daxil olan tablolarda qeydləri tapmaq, redaktə etmək, daxil etmək və silmək üçün bir forma istifadə edilə bilər.
Sifariş forması, qeydlərin düzgün daxil edilməsini təmin etmək üçün, masada yerləşdirilən qaydada sahə adlarının siyahısını ehtiva edir. Hər bir sahənin adının yanında məlumatın fərdi sahələrinə daxil olmaq və ya redaktə etmək üçün bir mətn qutusu var.
Xüsusi forma yaratmaq mümkün olsa da, forma formasını yaratmaq və istifadə etmək çox asandır və tez-tez lazım olan hər şeydir.
Duplicate Data Records Silin
Bütün məlumat bazaları ilə ümumi bir problem veri səhvləridir. Sadə imla səhvlərinə və ya məlumatın çatışmazlıq sahələrinə əlavə olaraq, data cədvəlinin böyüməsi kimi məlumatların dublikatı əhəmiyyətli bir qayda ola bilər.
Excel-in digər məlumat alətlərindən biri də bu dublikat qeydlərini aradan qaldırmaq üçün istifadə edilə bilər - tam və ya qismən dublikatları.
Məlumatların sıralanması
Sortlaşdırma, məlumatları soyadına görə əlifba sırası ilə və ya xronoloji olaraq ən köhnədən ən gənclərə ayırmaq kimi xüsusi bir əmlaka görə yenidən təşkil etmək deməkdir.
Excel'in sıralama variantları bir və ya bir neçə sahə ilə çeşidlənməsi, tarix və ya vaxt kimi xüsusi sıralama, və sütundakı sahələri yenidən sıralamaq üçün imkan verən satırlara görə sıralama daxildir.