Məktub birləşməsi oxşar olan sənədlərin yaranmasını asanlaşdırır, lakin unikal və dəyişən məlumat elementlərini ehtiva edən bir vasitədir. Bu, bu məlumat elementlərini ehtiva edən bir verilənlər bazasını bir sənədə bağlayaraq, bu unikal məlumatların doldurulacağı birləşmə sahələrini ehtiva edir.
Poçt birləşməsi , ad və ünvanlar kimi sənədlərin standart sənədləri daxil sənədləşdirmə prosesini avtomatlaşdırmaqla vaxtınızı və səylərini saxlayır. Məsələn, forma məktubunu Outlook-da bir qrup əlaqələndirə bilər; bu məktubu məktubun salamının bir hissəsi kimi, hər bir kontaktın ünvanı və müvafiq kontaktın adı üçün birləşmə sahəsi ola bilər.
Məktub birləşməsinin istifadəsi
Poçt birləşməsi, bir çox insanlar üçün, önemsiz poçt düşüncələrini bağlayır. Reklamverenler şübhəsiz ki, birbaşa məktub birləşməsini böyük miqdarda poçt tez və asanlıqla yaratmaq üçün istifadə edərkən, bir çox digər istifadələr sizi təəccübləndirə bilər və bəzi sənədlərinizi yaratdığınız şəkildə dəyişdirə bilər.
Hər hansı bir çap növü olan sənədləri, eləcə də elektron bölüşdürülmüş sənədləri və faksları yaratmaq üçün birləşməni istifadə edə bilərsiniz. Poçt birləşməsindən istifadə edərək yarada biləcək sənədlərin növləri faktiki olaraq sonsuzdur. Burada bəzi nümunələr var:
- Kataloqlar
- Zərərlər
- Faturalar
- Etiketlər
- Zərflər
- Əlbəttə, məktublar
Ağıllı istifadə edildikdə, poçt birləşməsi məhsuldarlığınızı çox yaxşılaşdıra bilər. Həm də yaratdığınız sənədlərin effektivliyini artırmaq olar. Məsələn, alıcıların adları və ya hər alıcıya aid olan digər elementlər ilə məktubları fərdiləşdirməklə arzu etdiyiniz nəticə üçün mərhələ təyin edən cilalanmış, fərdi şəkil təqdim edirsiniz.
Məktub birləşməsinin anatomiyası
Bir məktub birləşməsi iki əsas hissədən ibarətdir: sənəd və verilənlər bazası, həmçinin verilənlər bazası kimi istinad edilir. Microsoft Word Excel və Outlook kimi digər Office proqramlarını məlumat mənbələri kimi istifadə etməyə icazə verərək işinizi asanlaşdırır. Tam Office paketiniz varsa, məlumatlarınızı asanlıqla, rahat və yüksək dərəcədə tövsiyə etdiyiniz kimi tətbiqlərindən birini istifadə edin. Məsələn, Outlook əlaqələrinizə artıq daxil etdiyiniz əlaqələri istifadə edərək, məsələn, bu məlumatları başqa bir məlumat mənbəyinə yenidən daxil etməkdən xilas edəcək. Mövcud bir Excel elektron tablo istifadə edərək, məlumatlarınızı Word yaratmaqdan daha çox məlumat əldə edin.
Lakin yalnız Word proqramınız varsa, hələ də birləşməni birləşdirmək funksiyasından istifadə edə bilərsiniz. Word, poçt birləşməsində istifadə etmək üçün tamamilə özelleştirilebilir bir məlumat mənbəyi yaratmaq qabiliyyətinə malikdir.
Poçt birləşməsini qurma
Poçt birləşməsi böyük verilənlər bazalarına əsaslanan mürəkkəb və mürəkkəb, məlumatlara ağır sənədlər ola bilər. Word, sənədinizi bir verilənlər bazasına bağlama prosesi yolunda gedən sihirbazlar təqdim edərək, ümumi istifadə üçün birləşmənin birləşməsinin qurulmasını asanlaşdırır. Ümumiyyətlə, prosesi 10-dan az adda asanlıqla tamamlaya bilərsiniz, o cümlədən səhvləri tapmaq və düzəltmək. Sənədinizi əl ilə hazırlayarkən və daha az vaxt və əngəllə hazırladığınızdan azdır.