Microsoft'un Poçt Birleştirme xüsusiyyəti, eyni sənədləri çox sayda alıcıya yüngül dəyişikliklərlə göndərməyə imkan verir. "Birləşmə" termini bir sənədin (məsələn, bir məktub) elektron tablo kimi bir məlumat mənbəyi sənəd ilə birləşməsindən ibarətdir.
Word-in ünvan birləşməsi xüsusiyyətləri Excel-in məlumatları ilə sorunsuz şəkildə işləyir. Word də öz məlumat mənbəyini yaratmağa imkan verir, bu məlumatları istifadə etmək üçün seçimlər məhduddur. Bundan əlavə, ezamiyyətdə olan məlumatlarınız varsa, bütün məlumatları Word məlumat mənbəyinə çevirmək çox əhəmiyyətli deyil.
Mailinizi birləşdirmək üçün məlumatların hazırlanması
Teorik olaraq, heç bir xüsusi hazırlıq etmədən, hər hansı bir Excel işini bir Word ünvanı birləşməsi funksiyasından istifadə edə bilərsiniz. Bununla yanaşı, ünvanınızı birləşmə prosesini optimallaşdırmaq üçün iş səhifənizi hazırlamaq üçün vaxt ayırmanız məsləhətdir .
Burada birləşmə prosesinin daha səmərəli olmasına kömək edəcək bir neçə qaydalar var.
Elektron tablo məlumatlarınızı təşkil edin
Aşkar olduğunu bildirmək riski altına alındıqda, məlumatlarınız səliqəli şəkildə satır və sütunlara təşkil edilməlidir. Sənədinizə daxil edəcəyiniz bir sahə olaraq hər bir satıranı tək bir qeyd və hər bir sütun kimi düşünün. (Yeniləməyə ehtiyacınız varsa, Excel data giriş təlimçisini nəzərdən keçirin.)
Başlıq satırını yaradın
Poçt birləşməsi üçün istifadə etmək niyyətində olan hesabatı üçün bir başlıq satırı yaradın. Başlıq satırı aşağıdakı xanalardakı məlumatları müəyyən edən yazıları olan bir sıra. Excel, məlumat və etiketlər arasında fərqliliklər haqqında bəzən həssas ola bilər, buna görə də bu mövzuları, başlıq sırasına unikal olan qalın mətn, hüceyrə sərhədləri və hüceyrə kölgələri istifadə edərək təmizləyin. Bu, Excel-in məlumatların qalan hissəsindən fərqləndirilməsini təmin edəcəkdir.
Daha sonra əsas sənəd ilə məlumatları birləşdirərkən, etiketlər birləşmə sahələrinin adları kimi görünəcək, buna görə sənədinizə daxil etdiyiniz məlumatlara görə heç bir qarışıqlıq olmayacaq. Bundan əlavə, sütunlarınızı etiketləmək üçün yaxşı bir tətbiqdir, çünki istifadəçi səhvini qarşısını alır.
Bütün məlumatları tək siyahıda yerləşdirin
Poçt birləşməsi üçün istifadə etməyi planladığınız məlumatlar bir bənddə olmalıdır. Bir çox təbəqə arasında yayılmışsa, çarxları birləşdirmək və ya birdən çox poçt birləşmələri yerinə yetirmək lazımdır. Həmçinin, görünüşləri görünmədən istifadə etmək niyyətindəyiniz formanı seçə bilməli olduğunuza görə, çarşafların açıq şəkildə adlandırıldığından əmin olun.
Poçt Birləşməsində Bir Məlumat Kaynağının Əlaqələşdirilməsi
Məktub birləşmə prosesində növbəti addım sizin hazırlanmış Excel elektron tabloınızı Word sənədinizlə birləşdirməkdir.
- Poçt Birleştirme araç çubuğunda, Məlumatı Açın düyməsini basın.
- Data Kaynağı Seçin informasiya qutusunda, Excel iş dəftərini tapana qədər qovluqlardan gedin. Excel dosyanızı tapa bilmirsinizsə, "Dosyalar növü" etiketli açılır menyuda "Bütün məlumat mənbələri" seçildiyinə əmin olun.
- Kaynak Excel qaynaq faylına cüt vurun və ya seçin və Aç düyməsini vurun.
- Seçin Cədvəl informasiya qutusunda, sənədinizlə birləşdirmək istədiyiniz məlumatları ehtiva edən Excel hesabatı seçin.
- "Birinci məlumat satırı sütun başlıqları" nın yanındakı onay qutusuna əmin olun.
- Tamam'ı basın.
İndi məlumat mənbəyi əsas sənədlə əlaqəli olub, mətn daxil və / və ya Word sənədinizi redaktə etməyə başlaya bilərsiniz. Lakin, Excel-də data qaynağınızda dəyişiklik edə bilməzsiniz; məlumatlara dəyişiklik etməlisinizsə, Excel-də data qaynağını açmadan əvvəl əsas sənədləri Word-də bağlamalısınız.
Sənədinizə birləşmə sahələrini daxil etmək asandır:
- Poçt birleştirme araç çubuğunda Ekle Birleştirme Alan düyməsini basın. Birləşmə Alanını Daxil etmə qutusu görünür.
- Siyahıdan daxil etmək istədiyiniz sahənin adını vurun və Əlavə et vurun.
- Qutusu açıq qalacaq, daha çox sahəni yerləşdirə bilərsiniz. Ardıcıl olaraq birdən çox sahə qoyursanız, Word sənədinizdə olan sahələr arasında avtomatik olaraq yer əlavə etməyəcək; dialoq qutusunu bağladıqdan sonra bunu etməlisiniz. Sənədinizdə cüt oxlarla əhatə olunan sahənin adını görəcəksiniz.
- Bitirdiğinizde Close'a ( Kapat) vurun.
Ünvan bloklarını və salamlarını daxil etmələ diqqətlə istifadə edin
Microsoft, yaxın zamanda ünvanı blokları və salamlama xətləri əlavə etməyə imkan verən birləşmə ünvanını əlavə etdi. Toolbar çubuğundaki ilgili düyməni tıklayarak, Word, ümumi varyasyonlarda bir araya gələrək, bir neçə sahəni daxil etməyə imkan verir.
Əlavə ünvan bloku düyməni solda; əlavə salamlama xətti sağda.
Əlavə olaraq, ya düyməsini kliklədiyiniz zaman, Word sizə daxil etmək istədikləri sahələrə, onları necə təşkil etmək istədiklərinə, hansı nöqtə daxil edəcəyinə və başqalarına dair bəzi variantları olan bir informasiya qutusu göstərilir. Bu kifayət qədər sadə səslənir və Worddə yaradılan bir məlumat mənbəyini istifadə edirsinizsə, bu bir Excel işi istifadə edərkən qarışıq ola bilər.
Bu maddənin 1-ci səhifəsində səhifənizdə iş yerinizə bir başlıq satırını əlavə etmək tövsiyəsi nə vaxt xatırlayırsınız? Bəli, Word-in oxşar məlumatlar üçün bir sahə adı kimi istifadə etdiyi başqa bir şey adlandırdığınız halda, Word səhvləri səhv eşleştirebilir.
Bunun anlamı, əlavə ünvan blokunu istifadə etsəniz və ya salamlama xəttinin düymələrini daxil etsəniz, bu məlumatlar qeyd etdiyinizdən fərqli bir sırada görünə bilər - sadəcə etiketlər uyğun deyil. Xoşbəxtlikdən, Microsoft bunu gözləyirdi və bir Word Fields funksiyasında qurdu və bu sizin blok adlarındakı Word istifadəçilərinizə sahə adlarınızla uyğunlaşmağa imkan verir.
Sahə Etiketləri Düzgün Xəritəçəkmə Mətn Alanlarını istifadə edin
Sahələri uyğunlaşdırmaq üçün aşağıdakı adımları edin:
- Toolbar-da Maç Alanları düyməsini basın.
- Matç Alanları informasiya qutusunda, soldan Word-in sahə adlarının siyahısını görəcəksiniz. Qutunun sağ tərəfində açılan qutuların bir sütunu görəcəksiniz. Hər bir açılan qutuda olan ad, Word-in ünvan bloku və ya Salamlama xətt blokunda hər bir müvafiq sahə üçün istifadə etdiyimiz sahədir. Hər hansı bir dəyişiklik etmək üçün sadəcə açılan qutudan alan adını seçin.
- Dəyişikliklər edildikdən sonra Tamam'ı basın.
Əlaqələr panelləri düyməsini basıldığında hər ikisi görünən Əlaqələr Bloklarını və ya Salamlama Çubuğu daxil qutusunun altındakı Match Fields düyməsinə basaraq Maç Alanları informasiya qutusunu da gətirə bilərsiniz.
Məktub birləşməsi sənədlərini görüntüləyin
Birləşdirilmiş sənədlərinizi önizləmə və çap etdirməyiniz üçün formatlaşdırma haqqında bir qeyd: Birləşmə sahələrini bir sənədə daxil edərkən, Word məlumatların qaynağında məlumatın formatlanmasını keçirmir.
Kaynak Çizelge'den Özel Formatlama Uygulaması
Kursant, qalın və ya vurğulamaq kimi xüsusi formatlaşdırma tətbiq etmək istəyirsinizsə, bunu Worddə etməlisiniz. Sənədləri sahələrə baxırsınızsa, formatın tətbiq olunmasını istəyən sahənin hər iki tərəfində cüt oxları seçməlisiniz. Birləşdirilmiş məlumatları sənəddə görürsənsə, sadəcə dəyişdirmək istədiyiniz mətni vurun.
Hər hansı dəyişiklik təkcə fərdi deyil, bütün birləşən sənədlər boyunca aparacaqlarını unutmayın.
Birləşdirilmiş Sənədlərin Ön görünüşü
Birləşdirilmiş sənədlərinizi önizlemek üçün, Məktub Birləşməsi panelində Birləşdirilmiş Məlumatları Göstər düyməsini basın. Bu düyməni bir keçid keçid kimi işləyir, buna görə də yalnız sahələri görüntüləmək üçün geri dönmək istəyirsənsə, yenidən basın.
Birləşdirilmiş sənədlər vasitəsilə Məktub Birləşməsi panelində naviqasiya düymələrindən istifadə edə bilərsiniz. Onlar soldan sağa: Birinci Kayıt , Əvvəlki Yazı , Kaydetməyə , Sonrakı Kaydına , Son Qeydə .
Sənədlərinizi birləşdirməzdən əvvəl, onları hər şeyə və ya hər şeyin düzgün birləşməsini yoxlamaq üçün mümkün qədər önizləməliyik. Birləşdirilmiş məlumatların ətrafında nöqtə və aralıq kimi əşyalara xüsusi diqqət yetirin.
Məktubunuzu birləşdirən Sənədi yekunlaşdırın
Sənədlərinizi birləşdirməyə hazır olduğunuzda, iki seçiminiz var.
Yazıcıya birləşdirin
Birincisi, onları printerə birləşdirməkdir. Bu seçimi seçsəniz, sənədlər heç bir dəyişiklik etmədən printerə göndəriləcək. Yazıcıya birləşdirmək üçün Toolbar çubuğunun düyməsini basaraq sadəcə birləşə bilərsiniz.
Yeni bir Sənədə Birləşdirin
Sənədlərin bir qismini və ya hamısını fərdiləşdirmək lazımdır (baxmayaraq ki, kişiselleştirilmiş qeydlər üçün məlumat mənbəyində bir qeyd sahəsi əlavə etməli olacaqsınız) və ya çap etməzdən əvvəl hər hansı digər dəyişikliklər edərsinizsə, onları yeni bir sənədə birləşdirə bilərsiniz; yeni bir sənədə daxil olsanız, poçt birləşməsi əsas sənəd və məlumat mənbəyi pozulmayacaq, ancaq birləşən sənədləri olan ikinci bir faylınız olacaq.
Bunu etmək üçün sadəcə Yeni Sənədin Birləşməsi Toolbar düyməsinə vurun.
Seçdiyiniz üsullardan hər hansı birində, Word'ün bütün qeydləri, cari qeydləri və ya bir sıra qeydləri birləşdirməsini söyləyə biləcəyiniz bir informasiya qutusu təqdim ediləcək.
İstediğiniz seçimin yanındakı seçim düyməsini basın və sonra Tamam'ı basın.
Bir aralığı birləşdirmək istəyirsinizsə, Tamam'ı tıklamadan əvvəl birləşdirməyə daxil etmək istədiyiniz qeydlərin başlanğıc nömrəsini və son nömrəsini qoymalısınız .
Sənədləri çap etməyi seçsəniz, informasiya qutusu çıxdıqdan sonra siz Çap etmə qutusu ilə təqdim olunacaqsınız. Hər hansı digər sənəd üçün istədiyiniz kimi eyni şəkildə qarşılıqlı əlaqə qura bilərsiniz.