Kiçik bir təşkilat, faylları ararken uzun bir yol alır
Microsoft Word faylları üzərində işlədiyinizdən daha çox vaxt sərf etsəniz, Word və kompüter təkliflərinin bəzi təşkilati xüsusiyyətlərindən faydalanma vaxtıdır.
Thumbnails ilə bütün Word faylları saxla
Ön görünüş və ya kiçik şəkil ilə hər bir Word faylı saxlayaraq onları açmadan onları daha da asanlaşdırır. Yalnız bir neçə addımı izləməklə bütün Word sənədlərini önizleme və ya kiçik şəkil ilə saxlaya bilərsiniz:
- Microsoft Word-i açın .
- Menyu çubuğunda Faylı basın.
- Açılır menyu altındakı Properties seçin.
- Xülasə sekmesini basın.
- Bu sənədlə Saxla önizləmə şəkilini yaxud Bütün Word Sənədləri üçün Thumbnailları Saxla (Word versiyasına uyğun olaraq) yanındakı bir onay işareti qoyun.
- Tamam'ı basın.
Word sənədinin xüsusiyyətlərini yeniləyin
Bənzər adlar və yerlərə sahib olan Word sənədlərinin böyük miqdarında işlədiyiniz halda, Word sənəd sənədlərinin xüsusiyyətlərindən faydalanmaq istəyəcəksiniz. Fayl > Xassələri > Xülasəyə geri qayıdın və şərhlər, açar sözlər, kateqoriya, başlıq və ya mövzu məlumatları daxil edin - faylları ayırmağa kömək edəcək bir şey. Bir axtarış etmək vaxtı gəldikdə, Word sizə lazım olanı tam olaraq tapa bilər.
Kompüterinizdə Qovluqlar Yapın və Onları İstifadə edin
Bütün Word sənədləriniz üçün bir qovluq yaradın və "MyWordDocs" kimi unudulmayacaq bir şeyi adlandırın. Kifayət qədər mənalı və istifadə edən adlarla qovluqlarla yerləşdirin . Haftalık görüş qeydləri hazırlamaq üçün məsuliyyət daşıyırsınızsa, məsələn, bu notlar üçün bir qovluq qoyun və daxilində əlavə ayarlar və ya aylar daxil edin.
Əgər kompüterinizdə səpələnmiş Word sənədlərinin uzunluğuna malik olsanız və onları açma va saxlayanlar olub-olmadığına qərar vermək üçün vaxtınız yoxdursa, bu köhnə sənədlərdən hər il üçün bir qovluq qoyun və bütün 2010 sənədlərini buraxın bir qovluq, 2011-ci ildə başqa bir yerə və s.
Ardıcıl Fayl Atama Sistemindən istifadə edin
Bir adlandırma sisteminin qurulması bəlkə istədiyiniz faylları tapmaq üçün vaxt gəldikdə kömək edə biləcəyiniz ən vacib şeydir. Fayllarınızı adlandırmaq üçün heç bir doğru yol yoxdur, ancaq bir adlandırma sisteminin seçilməsi və ardıcıl istifadə edilməsi səylərə dəyərdir. Təkliflər:
- Sənədin tipini daxil edin, belə ki, "Konvensiya", "Kiralama" və ya "Bülleteni" olan hər hansı bir fayl adının aradığınız məktub olmadığını bir baxışda izah edə bilərsiniz.
- Müştərinin adı ilə adını (ya da sənədlərin məktubları varsa alıcının soyadını) başlayın.
- Tarixi fayl adına daxil edin.
İşində ol
Kompüteriniz artıq fayllarla dolaşdıqda, təşkilati problemlərinizi bir dəfəyə vurmağa çalışmayın. İşi idarə olunan parçalara ayırın və gündə 15 dəqiqəlik bir iş sərf edin. Kompüterinizdə köhnəlmiş Word fayllarını yuvarlatarkən, etdiyiniz qovluqlardan birinə qoyun, yeni bir qovluq qoyun və ya onlara artıq ehtiyacınız olmasa onları silin. Zehni hazırlaya bilmədiyiniz təqdirdə, onları HoldUntilDate adlı bir qovluğa qoyun və gələcəkdə kifayət qədər uzaq bir tarix seçin ki, sonra da qovluğu açmadığınız təqdirdə onu rahat silmək lazımdır. Yaptığınız qovluqların nə olursa olsun, hamısını bir böyük Word qovluğuna qoyun, beləliklə nəyin görünəcəyini biləcəksiniz.