Ən çox istifadəçi kimi olsanız, ehtiyatlı olsanız, onları saxladığınız zaman sənədlərin adını nə ilə izah etmək üçün çox vaxt sərf etməyəcəksiniz. Təəssüf ki, bu bir az axtarış olmadan istədiyiniz faylları tapmaq çətinləşdirə bilər - hətta istədiyiniz bir neçə fayl tapmaq üçün bir neçə müxtəlif fayl aça bilər.
Sənədləriniz üçün bir adlandırma sisteminin inkişaf etdirilməsi və istifadə etmək vərdişini əldə etmək, sizə lazım olan sənədləri tapmaq üçün zaman gəldiyi zaman və hüsrana qənaət edəcəkdir. Dəqiq olmayan faylları olan sayısız sənədlərdən daha çox axtarış etmək əvəzinə, bir adlandırma sistemi axtarışınızı sürətləndirməyə kömək edəcək.
Doğru Adlandırma Sistemi
Fayllarınızı adlandırmaq üçün heç bir düzgün yol yoxdur və adlandırma sistemləri istifadəçidən istifadəçiyə dəyişir. Önemli olan, sizin üçün mənalı olan və ardıcıl tətbiq olunan metodu tapmaqdır. Başladığınız bir neçə ipucu:
- Sənədin dosyanızda yazıldığı tarixi daxil edin: Bu potensial xüsusilə yazışmalarla məşğul olduğunuzda fayl adına daxil olmaq üçün ən faydalı elementlərdən biridir. Bir sənəd tərtib edərkən dəqiq xatırlamırsan belə olsa, axtarışınızı müəyyən bir zaman dövrünə daraltabilirsiniz.
- Alıcının adını dosyanızın adına daxil edin: Bu məktublarla işləyərkən xüsusilə qiymətli bir təcrübədir, lakin müqavilələr, qeydlər və hətta qeydlər kimi digər sənəd növləri üçün lazımlı bir element ola bilər.
- Dosyanın hansı sənəd növü olduğunu göstərin: Yenə də bu, bəzi istifadəçilər üçün verilmiş kimi görünəcək və bu, fayl adının belə vacib bir hissəsidir. Yazdığınız bir məktub axtarırsınızsa, adındakı "müqavilə" və ya "qeydlər" olan bir faylı ləğv edə bilərsiniz.
- Fayl adının elementlərini necə sifariş etdiyinə diqqət yetirin: Bu faylları fərqləndirməyə kömək etmirsə də, aradığınız zaman onlara sifariş verməyə kömək edəcəkdir. Word'deki Açma informasiya qutusunda və ya Windows Explorer'da sıralama denetimlerini istifadə edərək, fayllarınızı alfabetik olaraq (və ya sayısal olaraq) fayl adınındakı ilk xarakterə görə sıralayaraq düzəldə bilərsiniz.
Bu, faylların adlandırılması ilə bağlı ipuçlarının tam siyahısı deyil, lakin başlamaq üçün yaxşı bir yerdir. Fayllarınızı ardıcıl şəkildə adlandırmaq praktikasına başladıqdan sonra, sizin üçün ən yaxşı işləyən bir sistem inkişaf etdirəcəksiniz və ehtimal ki, özünüzün bəzi tövsiyələri ilə çıxış edə bilərsiniz.