Ev ofisinizi təşkil etmək üçün (ya da bu məsələdə, sizin evinizə) gəldikdə, kağız sənədlərin rəqəmləşdirilməsinin nə qədər böyük bir kömək ola biləcəyi bir çox yaxşı səbəb var. Birincisi, çekmecelere ve fayllara sıkışmış bir çox əlavə kağızdan və ya qiymətli masa üstü yerdən qurtarmaq olar.
Rəqəmsal fayllar (hətta PDF-lər) tipik olaraq printer ilə gəldiyi optik xarakter tanınması (OCR) proqramı ilə (HP də OCR necə işlədiyini izah edən çox gözəl bir videoya malikdir və bu vəzifənin asanlaşdırılmasına necə kömək edə bilər) həyatınızı sadələşdirir).
Demək olar ki, sizin məlumatınız bir otaqda qalmır, kağız üzərində olandan da çox daha asan tapmaq olar. CD-ya DVD-də, flash sürücüdə, onlayn saxlama qurğusundakı və ya bütün yuxarıda göstərilən rəqəmsal faylları saxlaya bilərsiniz. Buna görə də əmin ola bilərsiniz ki, bir şeyə ehtiyacınız olduqda əllərinizi ala bilərsiniz.
Ev fayllarınızı rəqəmliləşdirməyə başladığınız zaman, həyatınızı daha asanlaşdıracaq bir sıra fayllar yaratmaq üçün mükəmməl vaxtdır. İhtiyacınız olan sənədlərin kateqoriyalarını düşünün və hər birinə bir qovluq yaradın. Bir qovluqda kredit kartı daxilolmaları; avtomobil sığortası sənədləri digərində; telefon fakturaları, baqqal məbləğləri, ev təmir ödənişləri və sairə hər cür ayrı qovluq verilə bilər. Və hər bir qovluq daxilində, hər il (və ya ay) üçün alt qovluq yaradın. Təşkil edilən bir sistemlə başlamağınız daha asan və daha sonra, yeni bir qəbz taranırsa sistemi yenidən düzəltməyə çalışmaqdan ötrü getdikdən sonra sağ faylya yeni sənədlər əlavə edin.
Brauzerinizin və ya yazıcınızın OCR proqramı ilə gəldiyinə əmin olun (ABBYY FineReader proqramı, sınadığım printerlər və tarayıcıların bir çoxu ilə paketdə görünsə kimi). Heç bir tapmasanız, vahimə etməyin. Windows istifadə etdiyiniz müddətcə artıq kompüterinizdə quraşdırılmış bir neçə yaxşı OCR proqramı var ki, yaxşı bir şans var. Zaten Zaten OCR Yazılımı, düzenlenebilir bir doküman yaratmaq üçün tarayıcınızla birlikte bu proqramı bulma ve kullanma sürecini yönlendirecektir.
Əlbəttə ki, başqa bir mühüm məqam da ortaya çıxır: Bu işi edəcəyi təqdirdə ən az bir sənəd skanerinə sahib olmalısan. Bu bahalı və ya xülya olmamalıdır. Əgər biriniz yoxdursa, indi yaxşı bir vaxt axtarırsınız; bəzi yaxşı satın alırlarsa, bu Şəkil Skanerlər və Sənəd Tarayıcıları ilə başlayın. Ayrı bir skaner istəmirsinizsə, ucuz bir hekayə yazıcısı işi mükəmməl bir şəkildə edəcəyik.
Yəni buranın çətin hissəsi var. Sistemin qurulması çox çətin deyil; sənədlərinizi hətta scanning çox çətin olmayacaq. Nə çətindir, hər dəfə yeni daxilolmalar və sənədlər əldə etdiyinizdə avtomatik olaraq bunu etmənizə əmin olmaqdır. Əks təqdirdə, sənədlər yenidən yığılmağa başlayacaq və vaxtınızı boşa salan kimi hiss edəcəksiniz. Buna görə qalın!