Çox şirkət Microsoft Word və Exceldə nə edilə biləcəyini bilir, ancaq Microsoft Access'in nə edə biləcəyini anlamaq bir az çətindir. Verilənlər bazası yaradılması və onları saxlamaq üçün çalışırıq, resursların lazımsız istifadəsi kimi görünür. Bununla belə, kiçik biznes üçün, bu proqram, xüsusən böyümə və təşkilatı idarə etməklə bağlı bir neçə fərqli üstünlük təmin edə bilər.
Microsoft Access, kiçik şirkətlər üçün Excel və ya Word'dən daha çox məlumat və layihələri izləmək üçün daha sağlam bir yol təqdim edir. Access, daha çox istifadə edilən Microsoft tətbiqindən daha çox məlumat ala bilər, lakin layihələrin, büdcələrin və böyümənin izlənməsi üçün ən çox əlavə dəyərə malikdir. Müqayisə və təhlil üçün kiçik bir biznesin idarə edilməsi üçün lazım olan bütün məlumatlar bir proqramda saxlanılır və hər hansı digər proqramdan daha asan hesabat və diaqramlardan istifadə edir. Microsoft tədris prosesini asanlaşdırmaq üçün bir sıra şablon təklif edir və istifadəçilər şablonları gedərkən fərdiləşdirə bilərlər. Microsoft Access- in əsaslarını anlaya bilmək, kiçik müəssisələrə günlük əməliyyatlarında tam dəyərini görməkdə kömək edə bilər.
Bir e-tablo kullanıyorsanız, Excel elektron tabloınızı bir Access verilənlər bazasına çevirmək asandır.
Müştəri məlumatlarını saxlama
Verilənlər bazası müəssisələr ünvanları, sifariş məlumatları, fakturalar və ödənişlər daxil olmaqla, hər bir müştəri və ya müştəri üçün lazımi məlumatları izləməyə imkan verir. Verilənlər bazası bütün işçilərə daxil ola biləcəyi bir şəbəkədə saxlanarkən, istifadəçilər əmin məlumatların mövcud olmasını təmin edə bilərlər. Müştəri məlumatları hər bir kiçik biznes üçün vacib olduğundan, verilənlər bazası təmin edilə bilər. Verilənlər bazasına formalar əlavə etmək kiçik müəssisələrə məlumatın bütün işçilər tərəfindən ardıcıl şəkildə daxil olmasına kömək edir.
İstifadəçilər proqramla tanış olduqları üçün müştəri ünvanlarına Xəritəçəkmə kimi daha ətraflı komponentlər əlavə oluna bilər. Bu, işçilərə yeni müştərilər üçün ünvanları yoxlayır və çatdırılma üçün marşrutları planlaşdırır. Bu, həmçinin müəssisələrə faktura yaratmaq və e-poçt və ya müntəzəm poçt göndərmək və zaman və necə fakturaların ödənildiyini izləyə bilməsi üçün imkan verir. Access'te müştəri məlumatlarını güncəlləşdirmək və saxlama elektron tablo və ya Word sənədindən daha etibarlıdır və bu məlumatları idarə etmək üçün asanlaşdırır.
Maliyyə məlumatlarının izlənməsi
Bir çox müəssisə xüsusi olaraq maliyyə izləri üçün proqram satın alır, lakin kiçik bir iş üçün lazımsız deyil, əlavə iş yaratmağa çalışır. Faktura yaratmaq və izləməklə yanaşı, bütün biznes xərcləri və əməliyyatları eyni proqram vasitəsilə qeyd edilə bilər. Outlook və Access daxil olmaqla tam Microsoft Office Suite-yə malik şirkətlər üçün Outlook-da ödəniş xatırlatmaları verilənlər bazasına bağlı ola bilər. Xatırlatma açıldığında, istifadəçilər zəruri ödənişlər edə bilər, Access-də məlumatları daxil edə və sonra xatırladıcıyı bağlaya bilər.
Biznes böyüdükcə daha mürəkkəb proqram təminatının alınması zərurətə səbəb ola bilər və onların bütün maliyyə məlumatları Access'te saxlanılırsa, həmin müəssisələrin üstünlüyü var. Bir çox digər proqramlar, Accessdən ixrac edilən məlumatları yerləşdirə bilər və vaxt gəldikdə məlumatı daha asan köçürür.
Marketinq və Satış İdarəetmə
Access istifadə ən az istifadə lakin güclü yollarından biri marketing və satış məlumatları izlemek üçün. Əvvəllər verilənlər bazasında saxlanılan mövcud müştəri məlumatları ilə satış və ya xüsusi təkliflərlə maraqlananlar üçün e-poçt, əlavələr, kuponlar və müntəzəm poçt göndərmək asandır. Kiçik müəssisələr daha sonra mövcud müştərilərdən birinin marketinq kampaniyasından sonra necə cavab verdiyini izləyə bilərlər.
Yeni müştərilər üçün, bütün kampaniyalar bir yerdən yaradıla və izlənilə bilər. Bu, işçilərin artıq başa çatdıqlarını və nə edilməli olduğunu və ya hansı təqiblərin lazım olduğunu görmək üçün daha asan edir.
İzləmə İstehsalı və İnventarlaşdırma
Müştəri izləmə ilə yanaşı, inventar, resurs və səhmdəki məlumatları izləyə bilmək hər hansı bir iş üçün vacibdir. Access, anbarlara daşınmalar haqqında məlumatların daxil edilməsini və müəyyən bir məhsulun daha çox sifariş verməsi zamanı gəldiyini bilmək üçün asanlaşdırır. Bu xüsusilə təyyarə hissələri və ya aktiv farmasötik maddələr kimi bir məhsulu tamamlamaq üçün bir sıra müxtəlif resursları tələb edən istehsalçılar üçün çox vacibdir.
Hətta xidmət sənayelərində inventarlaşdırma aparmaq lazımdır və bütün məlumatları bir yerə çatdıra bilmək, hansı kompüterin işəgötürənə təyin olunduğunu və ya ofis avadanlığının yenilənməsi lazım olduqda müəyyənləşdirilməsini asanlaşdırır. Nəqliyyat vasitələrini, mobil cihazları, serial nömrələrini, qeydiyyat məlumatlarını, istifadəçi qeydlərini və ya donanım ömrünü izləyərsə, kiçik müəssisələr donanımlarını daha asan izləyə biləcəklər.
Avadanlıqdan başqa, biznes proqramları izləmək lazımdır. Qeydiyyatdan və proqramdan versiya məlumatı və istifadəçiyə istifadə etməyə imkan verən kompüterlərin sayından, biznesin mövcud konfiqurasiyaları barədə məlumatları tez və dəqiq çəkə bilməsi vacibdir. Windows XP üçün dəstəklənmənin sona çatması proqram kompüterləri və qurğularında hansı proqram və əməliyyat sistemlərinin olduğunu bilmək üçün vacibdir.
Hesabatların və təhlillərin aparılması
Access'in ən güclü tərəfi, ehtimal ki, istifadəçilərin bütün məlumatların hesabatlarını və xəritələrini yaratma qabiliyyətidir. Müxtəlif məlumat bazalarında saxlanılan hər şeyi tərtib edə bilmək, Microsoft Access-in kiçik biznes üçün bir santimetr təşkil edir. Bir istifadəçi, cari qiymətlərlə qarşılıqlı resursların xərclərini müqayisə edən bir hesabat hazırlaya bilər, yaxınlaşan marketinq kampaniyası üçün nə qədər fondda olduğunu göstərən bir chart yarada və ya ödəməçilərin arxasında hansı müştərilərin olduğunu müəyyənləşdirən bir təhlil aparır. Sorgularla bağlı bir az əlavə məlumat əldə etdikdə, kiçik müəssisələr məlumatları necə nəzərdən keçirə bilərlər.
Daha da vacibdir ki, Microsoft Access digər Microsoft məhsullarına qoşula bilər. Kiçik biznes bir hesabatı nəzərdən keçirə, müştəri məlumatlarını axtarmaq və Worddə faktura yarada bilər. Istifadəçi bir anda Outlook-da bir e-poçt yaradır, bir poçt birləşməsi müntəzəm poçt məktubları yarada bilər. Məlumatlar daha ətraflı məlumat üçün Excel-ə ixrac edilə bilər və orada təqdimat üçün PowerPoint-a göndərilir. Digər Microsoft məhsullarının hamısı ilə inteqrasiya bəlkə də biznesin bütün məlumatlarını mərkəzləşdirmək üçün Access-dən istifadə etmək üçün ən yaxşı səbəbdir.