Nöqtə bilirsiniz
Hər kəs hər ay ən azı bir qədər işgüzar ünsiyyət üçün e-poçt istifadə edir, bəzilərimiz e-poçtdan peşə işimizi aparmaq üçün gündəlik bir vasitə kimi istifadə edəcəklər. Müştərilərimiz, komanda yoldaşları, üst səviyyələri və mümkün yeni işəgötürənlər və ya yeni işəgötürənlər ilə ünsiyyət üçün e-poçt istifadə edəcəyik. Və bəli, bu insanlar aydın və peşəkar yazılı mesaj hazırlamaq qabiliyyətimizlə bizə hökm edəcəklər.
E-poçt etiketi və ya netiquette, World Wide Web-in 27 ilində olmuşdur. Netiquette, e-poçtunuzda hörmət və bacarıqların necə göstərilməsi üçün geniş qəbul edilmiş bir təlimatdır. Təəssüf ki, biznes parametrləri üçün e-poçt nişanı öyrənmək üçün vaxt almamış insanlar var. Hətta daha pisdir: mətn mesajlaşmasının boş və qeyri-rəsmi üslubu ilə e-poçt nişanını qarışdırmaq istəyən insanlar var.
Zəif hazırlanmış bir e-poçt müştəriyə və ya üstün və ya potensial işəgötürənlə etibarlılığınızı azaltmağa imkan verməyin. İşdə yaxşı xidmət verəcək və iş yerində utandığınızı qoruyan e-poçt nikah qaydaları.
01 ilə 10
E-poçt ünvanını göndərməzdən əvvəl etdiyiniz son iş kimi daxil edin.
Bu qarşı-intuitiv görünür, lakin bu əla formadır. E-poçt ünvanını e-poçt ünvanına əlavə etmədən əvvəl yazılarınızın və oxunuşunuzun sonuna qədər gözləyin. Bu texnika, məzmununuzu və redaktə oxumağınızı tamamlamadan əvvəl mesajı təsadüfən göndərməyin utancından qoruyur.
Bu, həssas məzmuna sahib olan daha uzun bir e-poçt üçün, iş ərizəsi təqdim etmək, müştərinin sualına cavab vermək və ya pis xəbərləri komandanıza çatdırmaq kimi kritikdir. Bu hallarda, e-poçt ünvanınızın təxirə salınması düşüncələrinizi toplamaq və sözlərinizi fikrinizə yenidən oxumaq üçün bir müddət sizin e-poçtunuzdan uzaqlaşmaq lazımdır.
Bir e-poçta cavab verirsinizsə və məzmunun həssaslığa sahib olmasını düşünürsənsə, göndərməyə hazır olana qədər alıcının e-poçt ünvanını müvəqqəti olaraq silin və sonra ünvanı geri əlavə edin. Alternativ olaraq alıcının e-poçt ünvanını Not Defteri faylına və ya OneNote səhifəsinə yapışdırıb, e-poçt yaza və sonra e-poçt ünvanını yenidən kəsib-yapıştırdıra bilərsiniz.
Bizə inanırıq: yazı yazarkən boş bir e-poçt ünvanı xətti sizi bir gün əhəmiyyətli kədərdən qurtaracaq!
02/10
Doğru şəxsə e-poçt göndərdiyiniz üçün üç dəfə yoxlayın.
Böyük bir şirkətdə və ya hökumət şöbəsində işləyərkən bu xüsusilə vacibdir. 'Mike' və ya 'Heather' ya da 'Mohammed' e həssas bir e-məktub göndərdiyiniz zaman, e-poçt proqramınız sizin üçün tam ünvanını proqnozlaşdırmaq istəyir. Bu kimi populyar adlar şirkətinizin ünvan kitabında bir çox nəticəyə sahib olacaq və təsadüfən sonra vitse-prezidentinizə, ya da mühasibat uçotunundakı insanlara məxfi cavab göndərə bilərsiniz.
Yuxarıdakı # 1 nöqtə qaydası sayəsində, sona çatmağı tərk etdiniz, beləliklə, alıcının e-poçt ünvanının üçlü yoxlanılması, göndərilməzdən əvvəl son addım kimi düzgün keçməlidir!
03/10
Xüsusən böyük bir şirkətdə 'Hər kəsə cavab verin'.
Onlarla insana göndərilən bir yayım aldıqda, yalnız göndərənə cavab vermək müdrikdir. Bu, böyük distribution siyahıları ilə yayımlanan şirkət olduqda xüsusilə doğrudur.
Məsələn: ümumi menecer cənubdakı otoparka dair bütün şirkətə e-poçt göndərir və o, işçilər üçün ödənilən saylı və təyin edilmiş dəzgahlara hörmət edir. Əgər "bütün cavab" düyməsini tıkladığınız və digər işçilərinizin şəxsi avtomobilinizə hücum etdiyini və boyanızı cızmaqdan şikayət etsəniz, kargüzarlığınızın inkişafına zərər verə bilərsən.
Heç kəs onlara müraciət etməyən mesajlar almaq istəyir . Daha da buna görə, kimsənin qruplara şikayət etməsi və yayım formatında yayımlanan şəxsi şikayətləriniz barədə eşitməməzlikdir.
Bu səhvdən çəkinin və göndərmə formasına fərdi cavab olaraq istifadə edin. Həmçinin aşağıdakı 9 saylı Qaydaya baxın.
04/10
Mütləq ifadələr əvəzinə peşəkar salamlardan istifadə edin.
Professional bir e-poçtun başlamasının ən yaxşı yolu aşağıdakılardan bir neçəsidir:
Xoş gün, xanım Chandra.
2. Salam, layihə qrupu və könüllülər.
Salam, Jennifer.
4. Günaydın, Patrick.
Heç bir halda, peşə e-poçtunu başlamaq üçün aşağıdakıları istifadə etməyin:
1. Hey,
2. Sup, komanda!
Salam, Jen.
Mornin, Pat.
'Hey', 'yo', 'sup' kimi sözcük ifadələri dostluq və isti görünə bilər, ancaq həqiqətən bir iş ortamında kredibiliteyi pozurlar. Əlbətdə ki, digər şəxslə etibarlı münasibətləriniz olduğunda söhbətdə bu söhbətlərdən istifadə edə bilərsiniz, baxmayaraq ki, bu sözləri bir iş e-poçtunda istifadə etmək pisdir.
Bundan əlavə, 'mornin' kimi yazım qısa yolları almaq pis formadır. Bir şəxsin adını (Jennifer -> Jen) qısaltmaq çox pis bir forma deyil ki, o şəxs açıqca bunu etməyi istədi.
Hər hansı bir ağıllı işgüzar ünsiyyətdə olduğu kimi, çox rəsmi olmaq və səhv etiqad və hörmətin olduğuna inandığınız üçün səhv etmək çox ağıllıdır.
05/10
Hər şeydən xəbərdarlıq, sənin peşəkar nüfuzuna bənzər.
Və həqiqətən, sizin ününüzü zəif qrammatika, pis yazım və pis seçilmiş sözlər ilə asanlıqla sökülür.
Təsəvvür edin ki, əgər sənətkarlığınız bir vuruşa necə başlayacaqlarını düşünsəniz , həqiqətən ' riyaziyyatınızı yoxlamaq Alma' demək lazımdırsa ' metanızı , Ala'yı yoxlamaq lazımdır' . Və ya ' Mən sabah mübahisə edə bilərəm' demək istədiyində ' sabah bir müdaxilə edə bilərəm' deyirsiniz.
Göndərdiyiniz hər bir e-poçtun nəşrini oxuyun; peşəkar nüfuzuna bənzərsə, bunu et.
06-dan 10-a
Qısa və aydın mövzu xətti möcüzələri əldə edəcək (və oxumağa kömək edəcək).
Mövzu xətt həm ünsiyyət üçün bir mövzu, həm də asanlıqla tapıla biləcək şəkildə e-poçtunuzu ümumiləşdirmək və etiketləmək üçün bir vasitədir. Bu məzmunu və istənilən hərəkətləri açıq şəkildə özündə əks etdirməlidir.
Məsələn, mövzu xətti: "qəhvə" çox aydın deyil.
Bunun əvəzinə, "Qəhvə seçimləri heyətinə cəhd edin: cavabınız tələb olunur"
İkinci bir nümunə olaraq, ' sorğunuzun ' mövzu xətti çox qeyri-müəyyəndir.
Bunun əvəzinə, daha dəqiq bir mövzu xəttini cəhd edin: " Park üçün istək: daha ətraflı məlumat tələb olunur" .
07/10
Yalnız iki klassik yazı tipindən istifadə edin: Arial və Times roman variantları, qara mürəkkəblə.
Şık font görünüşlərini və rənglərini çılpaqlaşdırmaq üçün e-poçtunuza əlavə etmək cazibədar ola bilər, ancaq qara 12 pt və ya 10 pt Arial və ya Times New Roman istifadə edərək daha yaxşısınız. Tahoma və ya Kalibri kimi oxşar variantlar də gözəldir. Və müəyyən bir söz və ya güllə ilə diqqət çəkirsinizsə, onda qırmızı mürəkkəb və ya qalın yazı tipi çox nəzərəçarpan ola bilər.
Problem e-məktublarınızın uyğunsuz və dayanıqlı olmağa başlamasından və ya mavericki və ya sizin tərəfinizdəki pozucu rəftarın başlamasına səbəb olur . İş dünyasında insanlar rabitənin etibarlı və açıq və qısa, dekorativ və əyləncəli olmalarını istəyirlər.
08/10
Bütün xərcləri sarcasm və mənfi / snooty tonlardan çəkinin.
E-poçt həmişə vokal əyləc və bədən dili çatdırmaq üçün uğursuz. Birbaşa və sadə düşündüyünüz şey, e-poçtunuza qoyulduqdan sonra həqiqətən sərt və deməkdir. "Xahiş edirik" və "təşəkkür edirəm" sözlərindən istifadə etmə, mənfi cəhalətlərə səbəb olacaq. Yumorlu və işıq düşündüyünüz şeylər, həqiqətən, təvazökar və kobud olaraq göndərə bilər.
E-poçtda hörmətli bir ton və xoşagəlməz bir davranışın təmin edilməsi təcrübə və təcrübə çoxdur. E-poçtunuzu özünüzə yüksək həcmdə oxuduğunuzda və ya göndərməzdən əvvəl başqasına da kömək edər. E-poçt haqqında bir şey mənada və ya sərt görünsə, onda yenidən yazılsın.
Bir e-məktubda bir şeyin tonunu necə çatdırmaqla hələ də sıxışdığınız təqdirdə, telefonu cəlb etməli və mesajı söhbət kimi qəbul etməyi ciddi hesab et.
Unutmayın: e-poçt əbədidir və bir dəfə bu mesajı göndərdiyinizdə onu geri çəkə bilməyəcəksiniz.
09/10
Dünyada e-poçtunuzu oxuyacaqsınız, buna görə planlayın.
Həqiqətən, e-poçt sonsuzdur. Bu saniyədə yüzlərlə insana göndərilə bilər. Hüquq-mühafizə orqanları və vergi auditorları tərəfindən istintaq aparılmalıdır. Hətta bunu xəbər və ya ictimai mediada da edə bilərik.
Bu, geniş və qorxuducu bir məsuliyyətdir, amma hamımızın çiyin olduğumuz bir şeydir: e-məktubla yazdığınız şey asanlıqla ictimaiyyətə açıq ola bilər. Diqqətlə sözlərinizi seçin və əgər geri qayıtmağınızın mümkün olduğunu düşünürsəniz, ciddi olaraq mesajı heç göndərməyin.
10-dan 10-a
Həmişə qısa bir şahmat 'təşəkkür edirəm' və imza bloku ilə sona.
"Təşəkkür edirəm" və "xahiş edirəm" kimi çiçəklərin gücü məhdudlaşdırıla bilməz. Həmçinin, peşəkar imza blokunuza daxil olmaq üçün əlavə saniyə saniyə cildinizə ətraflı diqqət yetirmək barədə məlumat verir və adınızın və əlaqə məlumatlarınızın möhürlənməsi ilə əlaqələrinizə sahib olmağınızı təmin edir.
Salam Shailesh.
TGI Sportswear'da naxış xidmətlərimizə dair sorğunuz üçün təşəkkür edirik. Telefonunuzda sizinlə danışmaqdan çox xoşbəxt olaram ki, sizin komandanız üçün idman ceketləri variantları haqqında daha ətraflı məlumat verin. Bundan əlavə, bu həftə sonlarında bizim showroomumuza gələ bilərik və nümunələri şəxsən göstərə bilərəm.
Sizə hansı sayda müraciət edə bilərəm? Bu gün saat 13.00-dan sonra söhbət etmək mümkündür.
Çox sağ ol,Paul Giles
Müştəri Xidmətləri Direktoru
TGI, Incorporated
587 337 2088 | pgiles@tgionline.com
"Sizin markanız bizim diqqət mərkəzimizdir"